Coordinator – Finance and Administration

enpact e.V. is looking for a Finance & Administration Coordinator to join our international team!

  • From August 2022
  • Part-time or full-time (32-40 hrs/week)
  • Must be based in Berlin, Germany
  • EU/EEA citizen or third-country national with valid residence permit

About us

The non-profit organization enpact was founded with the goal of empowering entrepreneurship in the context of international economic cooperation.

We work with entrepreneurs and support organizations across all development stages. Our approach is designed to facilitate quick and efficient access to the crucial resources for sustainable growth: financial support, training, mentoring and network development.

Since 2013, the organization has grown to over 40 employees. Currently, we are operating in Africa, Asia, Eastern Europe and Latin America.

Your responsibilities

As Finance & Administration Support, you will join the enpact international team to support the finance, legal, and administrative processes for various projects with the required procedures and policies.

  • Facilitating the processing of contracts for external partners; this includes negotiations with contract providers, liaising with participants and the team for their needs, and assisting in preparing and filing necessary templates and documents.
  • Supporting the procurement of services and experts; this includes preparation of calls for tenders, the evaluation process of proposals, and the contracting process.
  • Collecting, reviewing, and processing invoices from external experts for our accounting team.
  • Performing administrative support functions to facilitate the implementation of the program component activities related to the direct financial support; this includes responding to participants’ transaction status and individual inquiries, tracking program activities, and interacting with our financial service providers.
  • Assisting staff members and participants with travel reimbursements; this includes approvals of travel costs according to donor’s requirements and monitoring the accurate filing of documents of travel records.
  • Contributing to financial reporting and project audits; this includes preparation of payment lists, and organization of documentation according to the donor guidelines.

Your profile

  • You are very organized with a keen eye for detail and have a strong understanding of budgets and spreadsheets
  • You have experience in grant management, financial reporting, and audits of external donors
  • Previous experience in German public procurement law would be an asset
  • You are familiar with Microsoft Office and similar applications, project management tools such as Asana and don’t fear learning other software programs
  • You are a team player with good interpersonal skills and ability to work with a range of different cultural backgrounds
  • You are fluent in English and German; additional language skills would be an asset.

Our work environment

  • Meaningful work in the support of innovative entrepreneurs in developing countries and emerging economies
  • Diverse business support activities, development cooperation, and international projects in collaboration with high-profile donors and partners
  • Dynamic work environment and a young, international, and diverse team
  • Flexible working hours, remote-friendly & supportive work atmosphere at our offices in Berlin-Kreuzberg & Berlin-Mitte

Are you interested?

To apply, please fill out this form. You will typically hear back from us within two weeks of receiving your resume. If we think you may be a good match, we will schedule a half-hour getting-to-know-you interview, followed by an asynchronous small task (under 1 hour). All in this process can take between 2-6 weeks.

If you have questions regarding the position or the role itself, please reach out to eu@enpact.org.


enpact e.V. sucht eine/n Finance & Administration Coordinator (w/m/d) zur Verstärkung unseres internationalen Teams!

  • Ab August 2022
  • Teil- oder Vollzeit (32-40 Stunden/Woche)
  • Dienst- und Einsatzort in Berlin
  • EU/EWR-Staatsangehörigkeit oder Drittstaatsangehörige mit gültigem Aufenthaltstitel

Über uns

Die gemeinnützige Organisation enpact wurde mit dem Ziel gegründet, Unternehmertum im Rahmen der internationalen wirtschaftlichen Zusammenarbeit zu stärken.

Wir arbeiten mit unternehmerisch tätigen Menschen und unterstützen Organisationen in allen Entwicklungsphasen. Unser Ansatz ist darauf ausgerichtet, einen schnellen und effizienten Zugang zu den entscheidenden Ressourcen für nachhaltiges Wachstum zu ermöglichen: finanzielle Unterstützung, Schulungen, Mentoring und Netzwerkentwicklung.

Seit 2013 ist die Organisation auf über 40 Mitarbeitende angewachsen. Derzeit sind wir in Afrika, Asien, Osteuropa und Lateinamerika tätig.

Deine Aufgabenbereiche

Als Finance & Administration Support unterstützt du das internationale Team von enpact in den Bereichen Finanzen, Recht und Verwaltung bei verschiedenen Projekten im Rahmen der einschlägigen Verfahren und Richtlinien.

  • Unterstützung bei der Bearbeitung von Verträgen für externe Partner/innen; dazu gehören Verhandlungen mit Vertragspartner/innen, Kontaktaufnahme mit Programmteilnehmenden sowie mit dem Team im Hinblick auf deren Bedürfnisse und Unterstützung bei der Vorbereitung und Ablage der erforderlichen Vorlagen und Dokumente.
  • Unterstützung bei der Beschaffung von Dienstleistungen und Fachleuten; dies umfasst die Vorbereitung von Ausschreibungen, die Bewertung von Angeboten und den Auftragsvergabeprozess.
  • Sammeln, Prüfen und Bearbeiten von Rechnungen externer Expert/innen für unser Buchhaltungsteam.
  • Durchführung administrativer Unterstützungsfunktionen bei der Umsetzung von Programmen zur direkten finanziellen Unterstützung von Teilnehmenden; dazu gehören die Überprüfung des Transaktionsstatus und Bearbeitung individueller Anfragen von Teilnehmenden, die Verfolgung von Programmaktivitäten und die Zusammenarbeit mit unseren Finanzdienstleistern.
  • Unterstützung von Mitarbeitenden und Teilnehmenden bei der Erstattung von Reisekosten; dies umfasst die Freigabe von Reisekosten gemäß den Anforderungen unserer Geberorganisationen und die Überwachung der korrekten Ablage von Reiseunterlagen.
  • Mitwirkung an der Finanzberichterstattung und an Projektprüfungen; dies umfasst die Erstellung von Zahlungslisten und die Zusammenstellung von Unterlagen gemäß den Richtlinien unserer Geberorganisationen.

Dein Profil

  • Du bist sehr gut organisiert, hast einen Blick für Details und kennst dich gut mit Budgets und Tabellen aus.
  • Du hast Erfahrung in der Finanzverwaltung, der Finanzberichterstattung und der Prüfung durch externe Geberorganisationen.
  • Vorkenntnisse im Vergaberecht sind von Vorteil.
  • Du bist mit Microsoft Office und ähnlichen Anwendungen sowie mit Projektmanagement-Tools wie Asana vertraut und hast keine Schwierigkeiten, dich in andere Softwareprogramme einzuarbeiten.
  • Du bist ein Teamplayer mit guten zwischenmenschlichen Fähigkeiten und der Fähigkeit, mit verschiedenen kulturellen Hintergründen zu arbeiten.
  • Du sprichst fließend Englisch und Deutsch; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.

Unsere Arbeitsumgebung

  • Sinnstiftende Arbeit zur Unterstützung innovativer Unternehmer in Entwicklungs- und Schwellenländern.
  • Vielfältige Aktivitäten in den Bereichen Unternehmensförderung, Entwicklungszusammenarbeit und internationale Projekte in Zusammenarbeit mit namhaften Geber- und Partnerorganisationen.
  • Dynamisches Arbeitsumfeld und ein junges, internationales und vielfältiges Team.
  • Flexible Arbeitszeiten, Home-Office-Lösungen und ein kollegiales Arbeitsklima in unseren Büros in Berlin-Kreuzberg und Berlin-Mitte.

Hast du Interesse?

Um dich zu bewerben, fülle bitte dieses Formular aus. In der Regel hörst du innerhalb von zwei Wochen nach Erhalt deines Lebenslaufs von uns. Wenn wir glauben, dass du gut zu uns passen könntest, vereinbaren wir ein halbstündiges Kennenlerngespräch, gefolgt von einer kleinen Testaufgabe (unter eine Stunde). Dieser gesamte Prozess kann zwischen zwei und sechs Wochen dauern.

Wenn du Fragen zu diesem Jobangebot hast, wende dich bitte an eu@enpact.org.